Als VOK vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft
hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

VOK vzw
Pycke de ten Aerdelaan 47
8400 Oostende
email@vokoostende.be

Wijkwerking VOK vzw verzamelt en verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van volgende
doeleinden en rechtsgronden:

  • om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van VOK vzw (uitvoering overeenkomst)
  • het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (toestemming betrokkene)

Welke gegevens verzamelen we?

We verzamelen:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres;
    naam partner (enkel voor bestuursleden)
  • Persoonlijke kenmerken: geboortejaar en geslacht van de kinderen ingeschreven door de
    ouders (Sinterklaasfeest); geboortedatum (bestuursleden en vrijwilligers)
  • Naam van de vereniging / handelszaak waarvoor ze optreden (Kerstmarkt / Adverteerderslijst)

We houden verder geen andere persoonsgegevens bij van personen.  We gebruiken de
verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit
noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven: Laposta (verwerkersovereenkomst)
  • het verwerken van het leden- & vrijwilligers bestand / inschrijvingen / adverteerderslijst:
    Google Drive (https://cloud.google.com/terms/data-processing-terms)
  • het verwerken van email: Gmail

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk
verplicht en toegestaan is.

Bewaartermijn

VOK vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor
deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Contactgegevens worden bewaard in software die in gebruik is voor het verzenden van e-mails,
mailings, verwerking van inschrijvingen en voor de boekhouding.

Voor de leden en vrijwiliigers
Na beëindiging van het lidmaatschap worden persoonsgegevens binnen twee jaar verwijderd
uit de algemene ledenadministratie.

Voor de activiteiten
Gegevens worden bewaard tot het einde van het kalenderjaar waarin de activiteit plaatsvond.
Uitzondering hierop zijn de inschrijvingen voor:

  • het Sinterklaasfeest, die minimum 5 jaar bewaard worden, tenzij het kind de
    inschrijvingsleeftijd van 11 jaar overschrijdt.
  • voor de Kerstmarkt (verenigingen) worden – mits akkoord van de organisatie – maximum 5
    jaar bewaard.

Boekhoudgegevens met daarin mogelijke persoonsgegevens worden volgens wettelijke
termijnen bewaard.

Delen van gegevens

De contactgegevens worden alleen binnen de wijkvereniging gedeeld met contactpersonen van
werkgroepen of het bestuur.  Het delen van uw contactgegevens vindt via interne software
en/of e-mail plaats.

Uw contactgegevens worden nooit gedeeld met externen, tenzij als bestuurslid en het vanuit
die functie nodig is om uw contactgegevens te delen. Denk hierbij aan het Belgisch Staatsblad
voor aanpassingen aan de statuten.

De wijkwerking deelt haar ledenlijst, noch inschrijvingslijsten met externe organisaties of
personen.

Data beveiliging

Wijkwerking VOK vzw gebruikt alle normale voorzorgsmaatregelen om ongeoorloofd toegang
tot persoonsgegevens te voorkomen. Zo hebben alleen leden van de algemene vergadering
toegang tot de ledenlijst, boekhouding en het e-mail systeem. Alle gebruikers van de systemen
zijn gehouden aan geheimhouding en deze privacy statement. Software wordt zo goed mogelijk
up to date gehouden.

Recht op inzage, bezwaar en verwijdering

Indien u van uw wettelijke rechten gebruik wilt maken om uw gegevens in te zien of te laten
verwijderen, kunt u contact opnemen met wijkwerking VOK vzw via email@vokoostende.be.
Zo heeft u recht om uw contactgegevens te laten verwijderen, al wordt het contact opnemen
met u dan ook niet meer mogelijk.